C'est un investissement, et comme tout investissement il mérite d'être bien placé, bien chiffré et bien défendu. Le problème n'est presque jamais le montant. C'est la façon dont il est présenté au moment de l'arbitrage. Voici une méthode pour construire un budget de séminaire et le faire passer.
Quand un responsable RH présente un budget de séminaire sous forme d'enveloppe globale, il obtient mécaniquement une réponse sur le montant. Personne ne peut évaluer si un chiffre à cinq chiffres est raisonnable, parce qu'il n'est comparable à rien.
La première correction est arithmétique. Présentez systématiquement trois chiffres au lieu d'un :
Ce troisième chiffre est celui qui rend la discussion possible. Il se compare à des repères que votre direction connaît déjà : une journée de formation externe, une nuitée d'hôtel plus un déjeuner en déplacement commercial, une place de conférence sectorielle. Le séminaire cesse d'être une somme et devient une unité comparable.
Un budget lisible tient en cinq postes, dans cet ordre :
1. Hébergement. Le nombre de nuitées multiplié par le nombre de participants. Le poste le plus simple, et souvent le plus gros.
2. Lieu et espaces de travail. Location de la salle, équipement, éventuelle privatisation. Précisez si la privatisation est incluse ou en supplément : c'est la ligne qui varie le plus d'un lieu à l'autre.
3. Restauration. Petits déjeuners, déjeuners, dîners, pauses. Comptez-la par repas et par personne, pas en forfait, sinon vous ne pourrez pas l'arbitrer finement.
4. Activités. Encadrement, matériel, prestataires. C'est le poste le plus facile à moduler.
5. Transport. Le seul poste que le lieu ne maîtrise pas, et celui qui décide souvent du choix final.
Ajoutez une ligne de réserve de cinq à dix pour cent. Elle sera consommée, et l'avoir prévue évite de revenir demander une rallonge.
Ils n'apparaissent dans aucun devis, et ils sont réels.
Le temps de l'organisateur. Six semaines de coordination sur cinq prestataires représentent un volume de travail qui, ramené à un coût salarial, dépasse fréquemment l'écart de prix entre deux lieux. Un lieu qui centralise tout et facture une seule fois n'est pas plus cher : il déplace le coût de votre feuille de paie vers une facture visible.
Le trajet. Un lieu à trois heures de train coûte une demi-journée de travail par participant, aller et retour compris. Sur trente personnes, cela devient significatif. C'est aussi pour cela que la proximité d'une gare compte autant que le prix de la nuitée. Ici, la gare TGV de Montpellier est à 35 minutes et la sortie A9 à moins de 30 minutes.
Les transferts sur place. Un lieu où l'hébergement, la salle et les repas sont dispersés impose des navettes, des attentes et des retards. Un lieu où tout est sur le même site les supprime.
Soyons précis, parce que c'est le terrain sur lequel les présentations de séminaire perdent leur crédibilité. Il n'existe pas de formule fiable qui transforme un séminaire en pourcentage de performance. Toute présentation qui affiche un retour sur investissement chiffré sur ce type d'événement s'expose à être démontée en trois questions.
Ce qui est mesurable, en revanche, se mesure vraiment :
Trois indicateurs simples, relevés avant et après, valent mieux qu'un chiffre de retour sur investissement que personne ne croit.
Ce qui fait passer un budget, c'est un document d'une page qui répond dans l'ordre aux questions que la direction va poser :
| Ligne | Contenu |
|---|---|
| Objectif | Les deux ou trois décisions que ce séminaire doit permettre de prendre |
| Format | Nombre de jours, nombre de participants, résidentiel ou non |
| Coût total | Le montant |
| Coût par participant et par jour | Le chiffre comparable |
| Comparaison | Un ou deux repères internes connus |
| Ce qui est inclus | Hébergement, salle, restauration, activités, en une ligne |
| Ce qui sera mesuré | Les trois indicateurs choisis, et à quelle date |
Une page, sept lignes. Les budgets qui échouent sont presque toujours ceux qui arrivent sans la première ligne et sans la dernière.
Un séminaire mal placé coûte cher parce qu'il ne produit rien. Un séminaire bien conçu coûte le même montant et fait avancer trois sujets qui traînaient depuis six mois. L'écart entre les deux ne se joue pas sur le budget : il se joue sur l'objectif fixé au départ, et sur le lieu choisi pour le servir.
En trois chiffres plutôt qu'un : le montant total, le coût par participant, et le coût par participant et par jour. Ce dernier est le seul comparable à des repères que votre direction connaît déjà, comme une journée de formation externe ou une nuitée en déplacement.
Pas sous forme de pourcentage de performance : aucune formule fiable ne le permet, et une présentation qui en affiche un se fait démonter en trois questions. En revanche, le taux de participation, le nombre de décisions actées pendant l'événement et leur délai de mise en oeuvre se mesurent réellement.
Le temps de coordination de l'organisateur, les trajets rapportés au nombre de participants, et les transferts sur place quand hébergement, salle et repas sont dispersés. Aucun n'apparaît dans un devis, et tous pèsent davantage que l'écart de prix entre deux lieux.
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